Leitlinien für die Organisation und Durchführung von Fachgesprächen
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Die Einladung zu einem Fachgespräch sollte zeitgerecht an alle Teilnehmenden
verteilt werden. Mit der Einladung sollten die Tagesordnung, der vorgesehene
Zeitrahmen, die Zielsetzung des Gespräches und eventuelle Materialien als
Anhänge mit versandt werden.
Zum Fachgespräch sollten Vertretende aller Abteilungen eingeladen werden,
die direkt oder indirekt mit der Risikobewertung befasst oder vertraut sind. Es
ist auch ratsam, die Fachkraft für Risikokommunikation schon in diesem Stadium
mit einzubeziehen.
Bei der Organisation von Fachgesprächen sollte der meiste Raum für
Diskussionen anberaumt werden. Präsentationen sollten maximal 50% des Zeitrahmens
ausmachen.
Zu Beginn eines Fachgespräches sollte die Moderation das Ziel des Gespräches,
die einzelnen Tagesordnungspunkte, die erwarteten bzw. erhofften Ergebnisse oder
Produkte und den Zeitrahmen kurz erläutern. Bei Präsentationen stellt
sie auch die Vortragenden vor, sofern sie nicht den Teilnehmenden bekannt sind.
Bei der Moderation von Fachgesprächen sollte nach den jeweiligen Präsentationen
zunächst gefragt werden, ob einer der Zuhörenden zu völlig anderen
Schlussfolgerungen gekommen ist als der Vortragende. Auf diese Weise ist sichergestellt,
dass sich die Diskussion nicht in Details verliert, sondern sich auf das Wesentliche
beschränkt.
Die Moderation sorgt dafür, dass die Teilnehmenden des Fachgesprächs
nicht noch einmal bestätigen oder wiederholen, was andere Teilnehmende gesagt
oder behauptet haben (nach dem Motto: es ist schon alles gesagt, aber ich habe
es noch nicht gesagt!). Eine straffe und effiziente Gesprächsführung
ist für Fachgespräche angemessen.
Die Moderation sollte nach Beendigung eines jeden Diskussionspunktes die Konsens
und Dissenspunkte auf einem Flipchart, einem ComputerDisplay oder auf OverheadFolie
festhalten. Dies erleichtert die Protokollführung und beugt möglichen
Missverständnissen vor.
Am Ende des Fachgespräches gibt die Moderation noch einmal eine Zusammenfassung
der erreichten Ergebnisse. Dazu werden die mitgeschriebenen Zwischenergebnisse
aus der Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte genutzt (siehe vorherigen
Punkt).
Ein Protokoll fasst die wesentlichen Gesprächsmerkmale und die Ergebnisse
schriftlich zusammen und macht es den Teilnehmenden wie den verhinderten aber
fachlich betroffenen Personen in der Behörde zugänglich.