Leitlinien zur Moderation von Bewertungsgesprächen
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Bei der Eröffnung von Bewertungsgesprächen ist es die Aufgabe der
Moderation in enger Abstimmung mit den Teilnehmenden festzulegen, welches gemeinsame
Ziel besteht und welcher Zweck mit dem Gespräch beabsichtigt ist (Verständnis
schaffen, Austausch von Bewertungen, Integration von Anliegen, Abgleich des weiteren
Vorgehens).
Nach der Festlegung der gemeinsamen Zielsetzung sollte die Moderation die
einzelnen Tagesordnungspunkte, die erwarteten bzw. erhofften Ergebnisse oder Produkte
und den Zeitrahmen kurz erläutern. Danach bittet er alle Teilnehmenden, sich
kurz vorzustellen und die persönliche bzw. institutionelle Verbindung zu
dem Thema des Bewertungsgespräches darzulegen.
In der Regel sollte die einladende Behörde einen kurzen Sachstandsbericht
geben. In diesem Bericht sollen die faktischen Zusammenhänge und die geplanten
Bewertungen eingehen. Danach sollte eine Runde von vorbereiteten und eingeladenen
Statements aus dem Kreis der Teilnehmenden folgen. Jedes Statement sollte kurz
und prägnant sein (jeweils ca. 15 min).
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Konsens- und Dissenspunkte
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Nach der Präsentation der Statements ist es Aufgabe der Moderation, zunächst
die zu Tage getretenen Konsenspunkte gemeinsam mit den Teilnehmenden auszuarbeiten
und dann die Diskussion auf die Dissenspunkte zu bringen. Innerhalb dieser Diskussion
können Techniken wie MetaPlan oder Wertbaumanalyse eingesetzt werden.
Während der Diskussion bemüht sich die Moderation aktiv um die Offenlegung
der Interessen und Absichten aller Beteiligten. Dadurch können Scheinkonflikte
vermieden und die Diskussion auf die wirklich zentralen Differenzen gelenkt werden.
Die Moderation lässt allen Teilnehmenden den gleichen Respekt zu Teil
werden und schafft für alle eine Plattform, um Behauptungen aufzustellen.
Dies ist verbunden mit der Verpflichtung, diese auch eingehend zu begründen.
Die Moderation sorgt dafür, dass die Teilnehmenden an den Bewertungsgesprächen
nicht noch einmal bestätigen oder wiederholen, was andere Teilnehmenden gesagt
oder behauptet haben (nach dem Motto: es ist schon alles gesagt, aber ich habe
es noch nicht gesagt!). Eine straffe und effiziente Gesprächsführung
ist im Interesse aller Teilnehmenden.
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Stringenz und Flexibilität
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Die Moderation sollte stringent die Tagungsordnungspunkte abarbeiten, dabei
aber flexibel auf neue situative Anforderungen reagieren. Bei internen Moderatorinnen
und Moderatoren sollte vorab dieses Moderationsverhalten trainiert werden. Wichtig
ist dabei zu üben, wie man spontan auf Änderungswünsche durch
die Teilnehmenden eingehen kann, ohne das angestrebte Gesamtergebnis zu gefährden.
Die Moderation sollte nach Beendigung eines jeden Diskussionspunktes die Konsens
und Dissenspunkte festhalten und geeignet visualisieren (z.B. mittels Flipchart,
MetaPlan Tafel, Computer Display, OverheadFolie). Dabei sollte es möglichst
alle mentalen Vorstellungen zum Risikothema herausfiltern und dokumentieren.
Die Pflicht zur stetigen Dokumentation vor den Augen der Teilnehmenden erleichtert
die Protokollführung und beugt möglichen Missverständnissen vor.
Am Ende des Bewertungsgespräches gibt die Moderation noch einmal eine
Zusammenfassung der erreichten Ergebnisse. Dazu nutzt er die mitgeschriebenen
Zwischenergebnisse aus der Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte.
Die Moderation benennt am Ende der Sitzung Kontaktstellen für weiterführende
Informationen. Die Moderation erläutert, wie die Ergebnisse des Gespräches
behördenintern weiter verarbeitet werden und zeigt auf, in welcher Weise
die Teilnehmenden gegebenenfalls in diese Aufarbeitung der Ergebnisse einbezogen
werden können.
Ein Protokoll fasst die wesentlichen Gesprächsmerkmale und die Ergebnisse
schriftlich zusammen und macht das Protokoll den Teilnehmenden und anderen interessierten
Personen zugänglich.
Nach Abschluss des Bewertungsgespräches ist eine Presseerklärung
sinnvoll, sofern das Thema öffentliche Aufmerksamkeit besitzt. Der Text der
Erklärung sollte vorab mit den Teilnehmenden des Bewertungsgespräches
abgestimmt werden.
Erfahrungen mit dem Vorgehen und dem Verlauf des Bewertungsgespräches
sollten systematisch gesammelt und im Sinne einer Evaluation ausgewertet werden.
Somit wächst der Erfahrungsschatz einer Behörde mit solchen kommunikativen
Instrumenten und ermöglicht ein stetiges Lernen am Objekt (learning by doing).